50 Choses à faire pendant le confinement – Partie 1 : améliorer la gestion de l’entreprise

La crise du coronavirus oblige de nombreux travailleurs à rester chez eux et à trouver de nouvelles manières de s’occuper professionnellement. Plutôt que de se tourner les pouces en attendant le retour à la normale, nous vous proposons une liste d’idées de tâches non exhaustives à faire tant que vous en avez le temps.

Cet article a été publié au sein d’une série d’article sur divers thématique : gestion d’entreprise, commercial, marketing et RH.

Pourquoi faut-il continuer de travailler pendant la crise ?

De nombreux dirigeants profitent de ce moment particulier afin de restructurer leur entreprise et d’avancer sur certains projets, qui n’ont pas le temps de progresser en temps normal. Il s’agit de garder un état d’esprit positif qui permet d’avancer au mieux afin d’être fin prêt lorsque l’activité va repartir.

Dès lors, nous avons préparé une longue liste d’idées de tâches à avancer en ces temps de confinement.

Choses à faire pour améliorer la gestion de l’entreprise

1. Travailler sur les gros projets qui n’ont habituellement pas le temps d’avancer
2. Analyser les process au sein de l’entreprise
   1. Remplir le question « Diagnostic d’importance de migrer vers le numérique » et veiller à obtenir une bonne note
   2. Définir les principales missions de chacun des collaborateurs et le temps consommé pour chaque tâche
   3. Analyser la possibilité d’automatiser ou simplifier les actions grâce à un logiciel, ou à travers une autre méthode
3. Rédiger les connaissances de l’entreprise
   1. Définir les procédures
   2. Rédiger les savoirs-faire indispensables
   3. Rédiger les savoirs-être (internes à l’entreprise ou chez les clients)
      Mémo : retrouvez le module “Base de connaissance” au sein de votre compte Organilog, dans le menu “RH”
4. Analyser les actions qui consomment le plus de temps de travail habituellement
   1. Trouver des idées pour réduire le temps de travail de ces tâches chronophages
   2. Trouver des idées pour monétiser au mieux les petites actions (exemple : arrêter certaines actions de ‘confort’, mis à part pour les clients qui optent pour une offre premium)
5. Travailler avec tous les collaborateurs sur une base commune de TOUTES les tâches à faire
   1. Définir les méthodes d’usage de votre outil ticketing qui permet de noter chaque petite tâche, mêmes les plus basiques, telle que : “faire le devis pour XYZ”, “rédiger le mémoire technique”, “descendre les poubelles” …
      C’est l’idéal pour avoir une vue centralisée et s’assigne des missions les uns aux autres
      Mémo : l’outil “Demande client” au sein d’Organilog permet de créer des tâches et de se les attribuer les uns aux autres
6. Centraliser l’ensemble des outils
   1. Définir si un logiciel existe pour chacun des besoins
   2. Compter le nombre de logiciels distincts utilisant la même base client. Trouver un moyen de centraliser ou d’interconnecter.
7. Définir la méthodologie après-vente
   1. Rédiger la méthode pour envoyer un devis, une facture, demander un paiement, etc …
   2. Trouver un moyen simple pour que vos clients puissent valider un devis ou payer rapidement une facture.
      Mémo : il est possible de faire payer vos factures par carte bancaire au sein d’Organilog avec Stripe
   3. Définir comment l’ordre de mission est assigné à la bonne personne, suite à la validation d’un devis
8. Définir la méthodologie après-prestation
   1. Envoyer un rapport sur la prestation (exemple : fiche d’intervention)
   2. Envoyer un formulaire de paiement en ligne pour un paiement rapide avec le moins d’interaction possible
   3. Envoyer un questionnaire de satisfaction pour s’assurer de la satisfaction et détecter les “fans”
9. Définir si certaines données sont mal archivées
   1. Exemple possible : la liste des incidents au sein de l’entreprise, les contrats de travail, les paiements client en attente …
      Mémo : les modules universels d’Organilog permettent de centraliser dans un même outil pratiquement tout type d’information
10. Définir si l’entreprise connaît chaque jour le nom des collaborateurs associés à chaque véhicule
    1. Mémo : un moyen simple consiste à faire scanner un code à chaque collaborateur pour archiver cette information dans Organilog
11. Mettre en place un portail d’accès client qui permet à ceux-ci d’obtenir en toute autonomie les informations dont ils besoins (cf. les informations sur leur contrat, leurs factures, …) et ainsi de réduire le nombre d’appel au secrétariat

Suite de l’article

• Partie 2 : Choses à faire pour améliorer l’aspect commercial de l’entreprise
  
• Partie 3 : Choses à faire pour améliorer le marketing de l’entreprise
  
• Partie 4 : Choses à faire pour améliorer l’aspect RH de l’entreprise